<!–[if gte mso 9]> Normal 0 false false false EN-US X-NONE X-NONE <![endif]–><!–[if gte mso 9]> <![endif]–>
<!–[endif]–>
Struktur
Struktur dibentuk dalam sebuah organisasi dengan tujuan agar posisi setiap anggota organisasi dapat dipertanggungjawabkan, mengenai hak maupun kewajibannya. Struktur dibentuk agar organisasi berjalan rapi, karena terdapat struktur komando, siapa yang berwenang dan siapa yang diberi wewenang.
President
- Memimpin seluruh divisi
- Menawarkan visi dan imajinasi di tingkat tertinggi (biasanya bekerjasama dengan Vice,Rnd atau Marketing)
- Memimpin rapat umum, dalam hal: untuk memastikan pelaksanaan tata-tertib; keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat; menyesuaikan alokasi waktu per item masalah; menentukan urutan agenda; mengarahkan diskusi ke arah konsensus; menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan
- Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar
- Memainkan bagian terkemuka dalam menentukan komposisi dari board dan sub-komite, sehingga tercapainya keselarasan dan efektivitas
- Mengambil keputusan sebagaimana didelegasikan oleh BOD atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang diputuskan, dalam meeting-meeting BOD.
- Menjalankan tanggung jawab dari direktur perusahaan sesuai dengan standar etika dan hukum, sebagai referensi dalam
- Mengkoordinasikan peningkatan mutu pelayanan, penelitian, pengabdian dan kerja sama
- Mengevaluasi peningkatan mutu elayanan, penelitian, pengabdian dan kerja sama.
- Bertanggung jawab atas semua proses bisnis perusahaan
Vice President
· Memberikan usulan rencana pengembangan perusahaan kedepan.
· Memiliki wewenang tertinggi kedua setelah president.
· Membantu deskripsi kerja dari president.
· Menjadi pemimpin bila Presiden tidak bisa menghadiri Rapat
· Vice President harus mencakup semua aspek kepemimpinan. Orang ini harus menunjukkan kepandaian. Orang ini harus siap dan bersedia untuk mengumpulkan pekerja untuk setiap kegiatan yang timbul. Oleh karena itu, orang ini harus memiliki kemampuan komunikasi yang sangat baik melalui, jika diperlukan. Orang ini harus memiliki perhatian sepenuhnya untuk memastikan bahwa yang bekerja (karyawan) harus dan bersedia untuk bekerja sama dengan Presiden dalam berbagai kesempatan . Memimpin dewan direksi dan memberikan tugas dan tanggung jaawab terhadap anggota tersebut
· Dalam perusahaan kami jaringan menjadi kekuatan penting, untuk itu diperlukan divisi yang menghidupkan dan menjaga koordinasi serta ,mencari link jaringan baru sesuai spesifikasi perusahaan.
· Memastikan berbagai informasi tercantum jelas di website dan memonitor jumlah orang yang mengakses website tsb.
· Negosiasi harga penyiaran melalui seluruh media.
· Menetapkan Information Center yang dapat dihubungi oleh semua kalangan, dan orang yang bertugas haruslah mampu menjelaskan dengan baik tujuan penyelenggaraan acara ini.
Tugas-Tugas Inti Seorang PR
Bagi sebagian orang, Public Relations Officer, Public Relations Specialist–yang biasa dikenal dengan nama PR, cenderung disamakan dengan profesi Hubungan Masyarakat (Humas). Well, anggapan ini memang tidak sepenuhnya keliru, walaupun tidak juga tepat sekali. Hal ini tergantung dari sudut pandang dan opini publik yang sudah terlanjur menancap di masyarakat, bahwa humas pada dasarnya “hanya” bertindak sebagai “tukang siar”, yang jalinan kerjanya biasanya erat berkaitan dengan media massa. PR, pada kenyataannya, lingkup kerjanya tidak hanya terbatas pada menjalin hubungan dengan media massa.
Berikut kami sajikan deskripsi kerja seorang PR, mudah-mudahan dapat memperbaiki anggapan-anggapan kurang tepat mengenai profesi yang sebenarnya sangat kompleks ini.
“Public Relations itu sangat luas artinya,” ujar sumber CyberJob, Siska Widyawati, yang pernah mengecap pengalaman 5 tahun sebagai seorang PR di sebuah agensi periklanan besar di Jakarta Pusat. Di sana (Amerika-Red), hampir di setiap perusahaan memiliki seorang PR, karena mereka sudah mengerti betul seluk beluk tugas seorang PR. Tapi di Indonesia, PR biasanya hanya dimaknai sebagai tenaga marketing, atau sebagai juru siar.
Tugas-tugas inti seorang PR
“Public relations bukan hanya seorang juru siar,” ujar Siska. Berikut Siska memaparkan beberapa job description PR yang disebutnya sebagai “nature of work“.
1. Reputasi, keberuntungan, bahkan eksistensi lanjutan dari sebuah perusahaan, dapat bergantung dari keberhasilan PR menafsirkan target publik untuk mendukung tujuan dan kebijakan dari perusahaan yang bersangkutan. Seorang PR specialiast menyajikan hal tersebut sebagaimana halnya seorang penasihat dalam bidang bisnis, asosiasi non-profit, universitas, rumah sakit dan organisasi lain. Selain itu, mereka juga membangun dan memelihara hubungan positif dengan publik.
2. Seorang PR mengurus fungsi-fungsi organisasi, seperti menghadapi media, komunitas dan konsumen. Dalam hubungannya dengan pemerintah, mereka mengurus kampanye politik, representasi para interest-group, sebagai conflict-mediation, atau mengurus hubungan antara perusahaan tempat mereka bekerja dengan para investor. Seorang PR tidak hanya berfungsi untuk “mengatakan sejarah organisasi”, tapi mereka juga dituntut untuk mengerti tingkah-laku dan memperhatikan konsumen, karyawan dan kelompok lain yang juga merupakan bagian dari deskripsi kerjanya. Untuk meningkatkan komunikasi, seorang PR juga membangun dan memelihara hubungan yang koperatif dengan wakil-wakil komunitas, konsumen, karyawan dan public interest group, juga dengan perwalian dari media cetak dan broadcast.
3. Seorang PR menyampaikan informasi pada publik, interest group, pemegang saham, mengenai kebijakan, aktivitas dan prestasi dari sebuah organisasi. Tugas tersebut juga berhubungan dengan mengupayakan pihak manajemen untuk supaya tetap sadar terhadap tingkah laku publik dan menaruh perhatian terhadap grup-grup dan organisasi, dengan siapa mereka biasa berhubungan.
4. Seorang PR menyiapkan pers rilis dan menghubungi orang-orang di media, yang sekiranya dapat menerbitkan atau menyiarkan material mereka. Banyak laporan khusus di radio atau televisi, berita di koran dan artikel di majalah, bermula dari meja seorang PR.
5. Seorang PR juga mengatur dan mengumpulkan program-program untuk memelihara dan mempertahankan kontak antara perwalian organisasi dan publik. Mereka mengatur speaking engagement, pidato untuk kepentingan sebuah perusahaan, membuat film, slide, atau presentasi visual lain dalam meeting dan merencanakan konvensi. Sebagai tambahan, mereka juga bertanggung jawab menyiapkan annual reports dan menulis proposal untuk proyek-proyek yang beragam.
6. Dalam pemerintahan, seorang PR–yang kemungkinan akan disebut sebagai “sekretaris pers”, “information officer”, “public affair specialist” atau “communications specialist”, bertugas menginformasikan pada publik mengenai aktivitas yang dilakukan agen-agen pemerintah dan pegawai-pegawai resminya.
7. PR yang berurusan dengan publisitas untuk individual, atau mereka yang menangani public relations untuk organisasi kecil, kemungkinan akan berurusan dengan semua aspek pekerjaan. Mereka akan menghubungi orang-orang, merencanakan dan melakukan penelitian dan menyiapkan material untuk distribusi. Mereka juga mengurusi pekerjaan advertising atau sales promotion untuk mendukung kegiatan marketing.
Finance
· Mengatur alur uang dalam perusahaan.
· Membuat laporan keuangan
· Menerima, menyimpan, menyalurkan, membukukan dan mempertanggungjawabkan keuangan.
· Membuat daftar gaji, pegawai lembur, tunjangan, perjalanan dinas dan pekerjaan borongan.
· Menyusun rencana kebutuhan keuangan
· Mengelola persetujuan kredit dari setiap pelanggan.
· Membantu menjaga akurasi catatan akuntansi dan menyusun laporan keuangan.
RnD
· Melakukan riset sesuai outputan dari divisi marketing
· Mengembangkan hasil riset untuk menambah kualitas perusahaan
· Membuat perencenaan pelayanan perusahaan
· Melaksanakan aktivitas riset dan pengembangan inovasi
· Melaksanakan tugas kotemporer sesuai dengan spesifikasinya
Secretary
· Membuat pembukuan kegiatan perusahaan
· Mengurusi segala hala tenteng surat menyurat, pengajuan proposal
· Membuat laporan tiap dividi
· Mengadministrasikan semua dokumen
Tugas Sekretaris, diantaranya :
1. Menurut wewenang
– Tugas Rutin meliputi pengetikan,surat menyurat,making call, menerima tamu.
– Tugas instruksi meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule, membuat laporan kegiatan.
– Tugas kreatif meliputi dokumentasi, mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan dll.
2. Menurut jenis tugasnya
– Tugas Administrasi meliputi surat menyurat, pembuatan laporan.
– Tugas resepsionis meliputi making call, melayani tamu, menyusun jadwal pertemuan pimpinan.
– Tugas Sosial meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan acara jamuan resmi kantor
– Tugas Insidentil meliputi mempersiapkan rapat, mempersiapkan presentasi/pidato dan perjalanan dinas pimpinan.
Peranan Sekretaris
Sekretaris mengalami job enlargement dan job enrichment. Sekretaris dapat dijadikan pusat informasi dan mampu menjalankan peran strategi, peran teknis dan peran pendukung.
ü Peran stategis yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performansi organisasi secara jangka panjang yang tercapai melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun keluar.
ü Peran teknis yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas sekretaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik.
ü Peran pendukung yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan positif kepada anggota organisasi lainnya.
1. Terhadap atasan
– Sumber informasi bagi pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab
– Asisten / tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations
– Perantara bagi pimpinan dan pihak- pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan
– Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide
– Pemegang rahasia pimpinan yang kaitannya dengan tugas perusahaan
– Mediator pimpinan dengan bawahan
2. Terhadap Bawahan / Karyawan
– Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain
– Mediator antara bawahan / karyawan dengan pimpinan
– Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka
HRD
· Mengendalikan dan menyelenggarakan kegiatan di bidang administrasi kepegawaian
· Melaksanakan proses kegiatan penggajian, kenaikan pangkat, kenaikan berkala, mutasi, kesejahteraan pegawai, dan pembinaan pegawai.
· Mengurus Proses Askes, Astek, Taspen, dan proses pegawai yang telah mencapai usia pensiun dan penghargaan.
· Merancang sistem dan prosedur
Marketing
· Merumuskan strategi dan mengkoordinir kegiatan promosi dan branding
· Merancang dan melakukan kegiatan pemasaran.
· Pelayanan distribusi
· Riset
· Penjualan
· Penetapan harga
· Pengembangan produk
· Sebagai ujung tombak perusahaan untuk memperkenalkan produk yang dihasilkan dengan kelebihan-kelebihan yang dimiliki.
Sebagai sumber informasi kepada pihak manajer tentang sikap konsumen dan sebagai petugas lapangan dalam penelitian pemasaran.
Teh5madu's Blog 